こんにちは、ビーズクリエイト デザイナーの牧野です。
最近は仕事・プライベート両方で、文字のみのコミュニケーションが一層増えてきたように感じます。
今回は、私がメールやチャットを使ったコミュニケーションをする上で気をつけていることをご紹介します。
文字のみのコミュニケーションで、下記のような課題を感じる方におすすめです。
- 用件を上手く相手に伝えることができない
- 心情・気持ちが伝わらない、分からない
①1文の中に「〜で」「〜ので」は1回だけ
まずはこちらの文章をご覧ください。
私はお腹が空いたので、うどんが食べたいと思ったので、お湯を沸かし始めた。
文章が短いので極端ですが、稚拙な印象を受けますよね。
子どもが親に話しかけているような…。
この1文では、お腹が空いた → うどんが食べたかった → お湯を沸かした という流れを説明しています（…なんのために…？）。
伝えたい情報が多い場合、1文ではどうしても伝わりづらい場面もあります。
全部を伝えたいけど、伝えようとすると「〜ので」が連続して2回出てきてしまい、分かりづらく稚拙な文章になってしまう。
そこで文章を2つに分けてみます。
私はお腹が空いた。
うどんが食べたいと思ったので、お湯を沸かし始めた。
伝わる内容は同じなのに、最初と比べるとだいぶスッキリした文章になりました。
「〜で」「〜ので」以外にも、「〜だから」「〜の」「〜に」等が繰り返されると、分かりづらく稚拙な文章が出来上がってしまいます。
思い切って1文を切り分けてみると印象が変わるので、試してみてください。
②チャット・メールでもで非言語コミュニケーションを心がける
この見出しだけでは何がなんだかわかりませんね…笑
文字だけで伝えたいことを全て伝えるのはとても難しいです。
対面の方が伝わり方が正確になるのは必然かと思います。
文字情報の補助として活躍するのが、感嘆符や絵文字・顔文字です。
文字に「非言語コミュニケーション」をプラスすることで、感情・熱量が受取手に伝わりやすくなります。
文字だけだとどうしても伝えきれない感情は、感嘆符や絵文字・顔文字に頼りましょう！
ただ、多用しすぎるとビジネスには不向きな文章になり兼ねませんのでご注意を(^ω^)
③2回は読み直す！
一度書いた文章は何度か読み返し、相手にとって伝わりにくい文章になっていないか確認しましょう。
私は割と当たり前にやっているのですが、やっていても誤字が後から発覚したりします…。
相手の立場になって、ちゃんと伝えたいことが伝わる文章になっているか、今一度読み直してみます。
主語・述語の使い方がおかしかったり、なんだか長くて伝わりづらくなっていたり、気づくことがいくつかあると思います。
それを直したら、もう一度読んでみる。
ここでもう一度読み直すのが案外大事だったりします。
間違いに集中しすぎて、全体の繋がりがおかしくなっていたとき、このタイミングで気づくことができます。
問題なければ自信を持って送信しましょう！
「どうすれば伝わるか」を考える
読み手に解釈を全て任せてしまうと、後々トラブルになって跳ね返ってきます…。
誤解をさせないよう、読みやすく伝わりやすい文章に仕上げ、ビジネスをスムーズに動かしましょう！
